Outsourcing de Impressão, por que contratar

Outsourcing, contratar

Muitas empresas ainda têm dúvidas quanto a contratar uma empresa de outsourcing de impressão. É claro que cada caso é um caso. Tudo deve ser analisado e levado em conta com o objetivo principal: redução de custos com cópias e impressão.

Mais do que um simples aluguel de impressoras, a contratação de uma empresa de outsourcing de impressão tem o objetivo de ajudar as empresas a gerenciar e otimizar melhor suas impressoras e copiadoras. O processo, que é bastante econômico e sustentável, pode ajudar muitos empreendedores a economizar dinheiro e recursos, assim como diminuir a quantidade de resíduos de impressão jogados no lixo.

O outsourcing de impressão, quando feito de maneira correta, prevê a instalação das impressoras e copiadoras certas para atender as necessidades da empresa, assim como a contagem e gerenciamento de impressões e cópias. É feito um planejamento de tipos e quantidades de aparelhos necessários aos diferentes setores da empresa, dos insumos gastos pelas impressões e de como pode ser feita a logística de manutenção e reposição de peças e materiais. Assim, é muito mais difícil a empresa ficar sem material ou com uma impressora quebrada, pois os aparelhos estão em constante manutenção.

Ter muitas impressoras espalhadas pelos diferentes departamentos da empresa, assim como a falta de critérios na hora de fazer as impressões pode causar muito, mas muito, prejuízo. Outro fator de perda é a falta de controle sobre o valor do preço por impressão, que pode acabar sendo muito alto quando levamos em conta o quanto é gasto com insumos e manutenção das impressoras. Para fazer essa conta, calcula-se o valor gasto com tonners, cartuchos e papel mensalmente, mais o valor pago pela a impressora e sua manutenção. O valor final é dividido pelo número de impressões. O grande problema é quando, na maioria das vezes, esse número não é conhecido pela empresa.

Com um serviço de outsourcing de impressão realizada por uma empresa especializada, pode-se chegar a uma economiza até 50% do que é gasto com impressoras e copiadoras. Um bom projeto busca não só otimizar o parque de impressão, como também juntar informações sobre tudo o que é impresso e copiado, levando a possibilidade de ter um maior controle sobre o material. Além disso, com o constante reabastecimento de insumos, não há necessidade para a empresa fazer estoque de materiais desse tipo.

Quem conta com um serviço de outsourcing também não precisa se preocupar com a atualização do parque de impressão, pois ela é feita automaticamente e de forma gratuita, assim como a atualização dos softwares e manutenção das máquinas. O serviço diminui bastante a necessidade de visitas técnicas inesperadas e a paralização do parque de impressões devido a falhas no equipamento.

Outra palavra-chave do outsourcing de impressão é sustentabilidade. É muito importante que todas as empresas se preocupem com o meio ambiente. A utilização correta de impressoras e copiadoras, por exemplo, pode levar a uma boa economia de energia, assim como a eliminação de aparelhos desnecessários. Já a impressão frente-verso pode contribuir muito com a diminuição de gastos de papel. Outro fator relevante é o treinamento de funcionários. É fundamental que só se imprima o que for realmente necessário para a empresa.

Com toda a economia e sustentabilidade que o outsourcing oferece, a empresa não precisa mais se preocupar com seu parque de impressões, podendo dedicar-se muito mais a desenvolver suas atividades, atender seus clientes e crescer no mercado. Infelizmente, mesmo oferecendo tantas vantagens, o outsourcing de impressão não é um sistema adotado por muitas empresas, principalmente devido à falta de informação sobre seu funcionamento.

Por isso, se você quiser diminuir os custos da sua empresa e ter tempo e dinheiro para fazê-la se destacar no mercado, esse pode ser o momento certo entender melhor sobre o sistema de outsourcing de impressão da Reinkjet.